Datenschutz

Name und Adresse der verantwortlichen Stelle

Kölner Studierendenwerk AöR
Universitätsstr. 16, 50937 Köln
Telefon: 0221 / 94265-572
E-Mailadresse: beratung@kstw.de

Die folgende Datenschutzerklärung bezieht sich auf die unter der Website www.kstw.de eingebundene virtuelle Beratungsstelle der Abteilung: Beratung, Kinder und Soziale Angebote.

Die virtuelle Beratungsstelle Psychologische, Lern- und Sozialberatung für Studierende setzt im Rahmen der elektronischen Kommunikation für die Beratung eine Software ein, die ausschließlich auf in Deutschland gelegenen Servern verarbeitet wird. Die Inhalte und die Datenübertragung werden dem Stand der Technik entsprechend verschlüsselt und somit vor dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt. Dadurch ist eine vertrauliche und ggf. anonyme Beratung gewährleistet. Auch der für die elektronische Kommunikation eingeschaltete Dienstleister unterliegt den Datenschutzanforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und wurde von uns vertraglich zur Einhaltung der erforderlichen Datenschutzmaßnahmen verpflichtet.

Erfasste personenbezogene Daten und deren Zweckbestimmung
Im Folgenden finden Sie eine Aufzählung der im Zusammenhang mit der virtuellen Beratung erfassten Datentypen und den Zweck der Erfassung:

Wichtiger Hinweis vorab zu unserer Schweigepflicht
Alle Ihr Anliegen bezogenen Informationen, sämtliche freiwilligen Angaben über familiäre, wirtschaftliche, berufliche Verhältnisse, sowie die Tatsache der Beratung an sich und deren Inhalt unterliegen der gesetzlichen Schweigepflicht. Das gilt auch dann, wenn sich eine Rat suchende Person im Verlauf der Beratung zur Preisgabe ihrer Identität entschieden haben sollte.

Wir arbeiten als Beratungsteam des Kölner Studierendenwerks. Das bedeutet, dass alle Online-Berater*innen unserer Einrichtung Einsicht in personenbezogene Daten einschließlich dokumentierter Beratungsinhalte unserer Klient*innen haben. Damit kann nicht nur eine fortgesetzte Beratung auch im Vertretungsfall, sondern auch eine Überprüfung oder ein fachlicher Austausch im Sinne einer Qualitätssicherung innerhalb der Beratungsstelle gewährleistet werden.

Registrierungsdaten
Hier finden Sie Angaben zu den Daten, die wir bei der Registrierung (Neuanmeldung) der Ratsuchenden erfassen. Es wird unterschieden zwischen Pflichtangaben und optionalen Angaben, was aus der jeweiligen Eingabemaske ersichtlich ist.
Wir erfassen folgende Pflichtangaben: Benutzername, Passwort, E-Mail-Adresse, Hochschulzugehörigkeit.
Wir erfassen außerdem weitere freiwillige Angaben zu statistischen Zwecken. Es entsteht den Klient*innen keinerlei Nachteil, wenn sie diese Angaben nicht machen wollen. Eine Registrierung ist dennoch möglich.

Login-Daten
Hier finden Sie Angaben zu den Daten, die wir bei jedem Login der Ratsuchenden erfassen: Benutzername, IP-Adresse und Passwort.

Beratungsdaten
Um Online-Beratung durchführen zu können, erfassen wir die uns von Klient*innen übermittelten E-Mailanfragen, Chatinhalte und etwaige andere Informationen, die uns im Zusammenhang mit der Online-Beratung mitgeteilt werden.
Wir erfassen folgende Beratungsdaten der Ratsuchenden:
Datum/Uhrzeit der Anfrage, E-Mailanfragen und Chatprotokolle / Inhalte von Chatkommunikation zur Ermöglichung von Beratung und zur Erfüllung von Dokumentationspflichten.
Beim Verfassen der ersten Mailanfrage ist die Zuordnung zu einem Beratungsbereich als Schwerpunkt (Psychologische Beratung, Lernberatung, Sozialberatung) eine Pflichtangabe, um sicherzustellen, dass die Anfrage von dem/der entsprechenden Fachberater*in übernommen werden kann.

IP- und E-Mailadressen der Klienten
IP-Adressen ermöglichen die Kommunikation mit dem Internetanschluss, von dem aus auf das Internet zugegriffen wird.
Über den in den Nutzungsbedingungen angeführten Zweck der Erfassung der E-Mailadresse des/der Klienten*in hinaus dient diese der Benachrichtigung bei vorliegenden Antworten oder Terminfragen.

Cookies
Cookies sind Textdateien, die auf Rechnern gespeichert und von bestimmten Webangeboten genutzt werden. Cookies enthalten Angaben über das Nutzerverhalten und dienen der Übertragung von Passwörtern bei Websites mit geschützten Bereichen. Cookies sind keine Schadprogramme, sie dienen lediglich der Speicherung von Informationen.
Im Rahmen der Online-Beratung werden nur während der von Ihnen aufgerufenen Session Cookies in Ihrem Browser kurzfristig erfasst, um die technischen Funktion der Website zu gewährleisten (z.B. Ihren Login-Status). Es werden keine Cookies zu Zwecken des Tracking eingesetzt.

Statistische Auswertung
Erfasste Daten werden von uns statistisch ausgewertet.
Wir werten folgende Daten statistisch aus:
• Die Hochschule zur Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber.
• Das Geschlecht, ggf. die Wohnsituation, das Alter, ggf. die Finanzierung und den Beratungsanlass zur Optimierung der Beratungsleistung sowie zur Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber.
In den aggregierten Statistiken ist jeglicher Personenbezug ausgeschlossen.

Empfänger der Daten
Die Empfänger der Daten sind diejenigen Personen, die Zugriff auf die erhobenen Daten haben.
Wie bereits eingangs ausgeführt arbeiten wir als Beratungsteam. Das bedeutet, dass alle Online-Berater*innen unserer Einrichtung aus den oben genannten Gründen ggf. Einsicht in personenbezogene Daten und die Beratungsinhalte unserer Klient*innen haben.

Empfänger sind auch die von uns im Rahmen der Online-Beratung eingesetzten Dienstleister. Diese haben zu den konkreten Beratungsdaten in der Regel allerdings keinen Zugriff. Im Übrigen unterliegen die Dienstleister den gesetzlichen Anforderungen des EU- und deutschen Datenschutzrechts und sind gemäß den getroffenen Vereinbarungen zur gesetzeskonformen Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verpflichtet.

Die Mitglieder des Beratungsteams haben Zugriff auf folgende Daten: Logindaten, Demografische Daten, Beratungsdaten, Verbindungsdaten, Kontaktdaten.

Löschfristen
Wir löschen die erhobenen personenbezogenen Daten wie folgt:
Logindaten werden 12 Monaten nach dem letzten Login gelöscht. Gelöscht werden aber auch die Registrierungsdaten nach zwölf Monaten der Nichtnutzung. Wenn Sie nach zwölf Monaten der Inaktivität erneut Beratung wünschen, ist eine Neuregistrierung erforderlich.

Demographische und Beratungsdaten werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben nach 10 Jahren gelöscht.

Im Übrigen wird auf unsere Datenschutzerklärung auf dieser Website verwiesen:
https://www.kstw.de/ueber-uns/datenschutz